La gestion de l'information.

En ce début de millénaire, l’un des défis importants pour la majorité d’entres-nous est la gestion de l’information. L’informatique a permis des gains importants de productivité mais elle a l’effet pervers de rendre des tonnes et des tonnes d’informations et de données disponibles. Le gestionnaire qui désire analyser en détail une problématique avant de prendre position peut y passer sa carrière entière! C’est ce que l’un de mes anciens patron appelait : «l’analyse qui paralyse».

L’information arrive de partout (courriels, messages textes, publications, messages téléphoniques, etc.) Comment s’y retrouver, ne pas perdre le contrôle et utiliser efficacement cette information?

Toute d’abord encore faut-il le vouloir. Mais bien sûr me direz-vous!....pas si sûr que ça…..

Ne vous est-il jamais arrivé de rencontrer un collèque vous exprimant comment il était surchargé par les 50 courriels reçus aujourd’hui? Voulait-il exprimer de façon thérapeutique sa frustration? Solliciter votre aide? Démontrer, ce faisant, comment il est un gestionnaire important?....50 courriels quand même, c’est quelqu’un d’occupé ça!

Je suis cynique car, quelques fois, certains gestionnaires en mal de pouvoir se targuent du nombre de messages et de courriels reçus en guise de valorisation alors que de mon point de vue, l’effet que cela me fait c’est plutôt de démontrer certaines lacunes de gestion.

Un gestionnaire performant devrait plutôt, ne recevoir que des courriels ayant une valeur ajoutée en fonction de son rôle et de ses responsabilités au sein de l’organisation.

Certains affirment que l’information c’est le pouvoir moi je crois plutôt qu’en ces temps modernes, le pouvoir c’est la gestion stratégique de l’information.

Un gestionnaire désirant connaître tout ce qui se fait dans son domaine n’aura jamais assez de sa vie entière pour y arriver tellement l’information est maintenant abondante, complète et surtout disponible.

Dans un tel contexte, la clé est d’obtenir l’information pertinente, ayant une valeur ajoutée par rapport aux objectifs stratégiques poursuivis, en quantité suffisante afin de prendre des décisions de qualité sans toutefois tomber dans une surconsommation. (Loi des rendements décroissants)

Pris sous cet angle, vous conviendrez que d’être inondé de courriels représente plus un problème de gestion qu’une mesure de statut au sein de l’entreprise.

Maintenant, comment arriver à gérer adéquatement l’information et particulièrement la quantité de courriels reçus?

Dans mon prochain message je vous ferai part de certains de mes trucs et n’hésitez surtout pas à me faire part des vôtres.