mercredi 2 juillet 2008

Des trucs pour gérer ses courriels.

Je vous présente trois trucs afin de mieux gérer vos courriels.


Fixez-vous des plages horaires de lecture et respectez-les

Je ne vous apprend rien sur celle-là mais avouez que c’est difficile à faire. Particulièrement lorsque l’on est en train d’effectuer une tâche plus ou moins intéressante. Le courriel entrant semble nous interpeler de façon tellement insistante que nous laissons tout tomber afin d’en prendre connaissance et d’y répondre. Vous vous reconnaissez? Si tel est le cas, la prochaine fois résistez!

Blague à part, avez-vous déjà évalué la perte de productivité occasionnée par ces nombreuses distractions? Vous êtes penché sur un dossier et vous quittez cette tâche afin de prendre connaissance d’un courriel entrant, non seulement votre tâche actuelle est laissée en plan mais en plus combien de temps prenez-vous pour reprendre le fil de votre travail? Multipliez ce temps par le nombre de courriels reçus et vous aurez une bonne idée du temps perdus.

En plus, si vous effectuez la tâche A c’est que cette tâche est votre priorité du moment. Quel est la probabilité que le courriel entrant soit d’un niveau de priorité supérieur? Pour remédier à la tentation de répondre immédiatement aux courriels plusieurs spécialistes suggèrent de désactiver l’avis de réception de courriels, une façon comme une autre de ne pas succomber à la tentation.

Gérez judicieusement vos abonnements.

Nous avons de très nombreuses possibilités quand vient le temps de s’abonner à toutes sortes d’alertes, messages, «newsletters», forums, etc. Au début, tout semble intéressant et gérable mais au fur et à mesure des abonnements nous sommes carrément inondés d’informations de toutes sortes en plus d’une multiplication incroyable des courriels reçus sans compter les codes d'utilisateurs et les mots de passe.

Afin de faire le ménage questionnez-vous sur la pertinence de votre liste d’abonnement. Identifiez des critères tels que : valeur ajoutée, pertinence, utilité, fréquence, crédibilité, etc. Fixez-vous un maximum d’abonnements souhaités et priorisez votre liste en fonction des critères identifiés et ce, toujours en lien avec vos différents objectifs eux-mêmes alignés sur votre rôle et vos responsabilités. Cet exercice diminuera sensiblement votre liste d’abonnement.

Avant d’adhérer à une nouvelle liste de diffusion, questionnez-vous sur sa pertinence en fonction des critères précédents, réévaluez la situation afin de déterminer si vous pouvez vous permettre des courriels supplémentaires et si ce n’est pas le cas n’hésitez pas à reprioriser vos abonnements et éliminez l’abonnement le moins pertinent afin de ne pas augmenter le nombre que vous vous êtes fixé.

N’oubliez pas que ce n’est pas la quantité qui compte mais la qualité et surtout la pertinence en fonction de votre contexte.

Soyez critique face aux courriels reçus et n’hésitez pas à gérer ces situations.

L’un de vos employés met votre adresse courriel en CC lorsqu’il change ses habitudes alimentaires à chaque fois qu’il demande quelque chose à son adjoint(e)?

Votre organisation a crée plusieurs groupes de diffusion et vous avez demandé de faire partie de chacun d’eux?

Un collègue vous fait parvenir mensuellement un rapport que vous n’utilisez pas?

Vous êtes avisé de certaines transactions qui dépassent un montant à risque mais vous n’êtes pas responsable de contrôler ces transactions?

Lorsque Madeleine remplace Jean sur le poste d’agent service à la clientèle elle vous fait parvenir un rapport d’événement lors d’une plainte mais vous avez demandé à Jean de ne pas le faire?

Si vous vivez ce genre de situation que faites-vous? Vous prenez connaissance du courriel et le détruisez? Si tel est le cas, ces situations diminuent votre productivité de combien de minutes, d’heures par année?

En fait, soyez critiques face aux courriels reçus pas rapport à leur pertinence selon le mêmes critères que ceux utilisés pour les abonnements et n’hésitez pas à communiquer avec l’expéditeur afin de lui mentionner qu’il n’est pas nécessaire de vous faire parvenir cette information. Si cela est fait de la bonne façon, personne ne devrait s’en offusquer. Même que probablement vous rendrez l’expéditeur plus productif car lui aussi doit prendre du temps afin de vous faire parvenir ledit courriel.

Le temps que vous prendrez pour adresser la situation sera bien sûr plus important que la lecture et la suppression du courriel mais vous gagnerez du temps à long terme.

Bah me direz-vous, ce n’est pas si long de supprimer le courriel tout de même! C’est vrai, mais dites-moi sans rire que vous ne l’aviez pas lu. Si c’est le cas, vos gains de productivité se mesurerons non pas en minutes mais plutôt en heures à la fin de l’année.

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