jeudi 21 janvier 2010

Pourquoi valoriser le multitasking puisqu'il nous rend inefficace?

multitâche

« Le “multitasking” est un des grands sujets de l’organisation du travail aujourd’hui. Il s’agit de la capacité présumée (et érigée en nécessité) pour les collaborateurs de faire plusieurs choses à la fois. Le phénomène du social media et la multiplicité des flux d’information auxquels sont exposés les collaborateurs ne fait que rendre de plus en plus centrale cette préoccupation.»

Cette superbe introduction n’est malheureusement pas de moi, elle fut écrite par Bertrand Duperrin il y de cela…un an déjà. Pourtant, elle est, pour ma part, d’une brûlante actualité. Nous vivons à une époque où les réseaux sociaux, les logiciels, les «smartphones», etc. génèrent des flux d’informations qui nous interpellent constamment. Par exemple, en ce qui me concerne il est possible de me joindre par l’entremise d’au moins trois numéros de téléphone, un de fax, six adresses courriels, quatre réseaux sociaux et j’en passe. Ces canaux de communications créent des flux d’informations auxquels sont associées plusieurs alertes.

Parallèlement à ce phénomène, la productivité, le multitasking et l’efficacité sont de plus en plus valorisés. Ces possibilités de communiquer facilement et rapidement augmentent les attentes de notre réseau à obtenir des réponses rapides de notre part. Le temps s’écrase, rétréci. Tout s’accélère.

Le multitasking étant valorisé, notre premier réflexe est de tenter de tout gérer à la fois. «Si les autres y arrivent, j’y arriverai aussi!» se dit-on.

Lorsque vient le temps d’écrire un billet pour ce blogue, je m’assieds devant l’écran de l’ordinateur. Pendant que je fouille le Web à la recherche d’idées, je reçois des courriels, Tweetdeck ne cesse de m’interpeller pendant que mon BlackBerry vibre de temps à autre. Je semble très efficace, mais le suis-je vraiment? Bref, a-t-on raison de tant valoriser le multitasking?

Au moment où je suis à jongler avec ces questions, je tombe sur ce billet de Christian Roy Le texte résume les concepts importants de la méthode GTD (Getting Things Done). Je connaissais cette méthode, mais je ne m’étais jamais réellement arrêté à en comprendre les principes.

Voici un extrait du texte de M. Roy qui a particulièrement attitré mon attention :

 

« 1. La dualité entre la puissance de notre cerveau et son incapacité à faire deux choses à la fois. Allen nous dit que nous sommes beaucoup plus efficaces dans notre travail intellectuel en se donnant le moyen de se concentrer sur une activité à la fois. Il suggère qu’on est non seulement plus productif, mais également plus détendu (ce qui engendre un cercle vertueux, parce que plus productif lorsque plus détendu), en mettant toute notre énergie sur une action à la fois, sans être tracassé par «le reste», le choix de ce qu’on fera après, ou ce qui nous préoccupe parce qu’on sait que ça doit être fait, sans l’avoir géré. En utilisant les outils proposés, en mettant tout ce qui nous préoccupe par écrit, dans un système fiable auquel nous sommes convaincus de référer par la suite, on peut entrer dans un état d’esprit qui permet de travailler à notre potentiel maximum, en étant hyper-productif sans voir le temps passer »

Ainsi, selon cette analyse, non seulement le multitasking est à proscrire, mais en plus il générerait un stress supplémentaire, créant un cercle vicieux d’improductivité.

À la lumière de ce constat, j’ai pris la résolution de devenir monotasking. Au moment d’écrire ces lignes, mon logiciel de courriel est fermé, mon cellulaire est dans une autre pièce et mon tweetdeck est aussi fermé. Je me concentre sur la rédaction de ce billet. Les autres tâches attendront.

Selon ce mode de fonctionnement, voici dorénavant comment sera organisée ma journée.

1- Révision des objectifs de court terme, de moyen terme et de long terme;

2- Révision du plan d’action permettant de réaliser ces objectifs;

3- Priorisation des tâches de la journée en fonction des points #1 et #2. La priorisation sera effectuée selon la grille suivante : 40 % en fonction de l’échéancier – 60 % en fonction de la valeur ajoutée de la tâche sur la réalisation des objectifs;

4- Réservation de plages horaires afin de traiter les messages (courriels, flux, etc.)

5- Création de la liste de tâches;

6- Réalisation des tâches selon l’ordre établi.

Note : Il est important de demeurer concentré sur la tâche en cours de réalisation si une idée ou une préoccupation liée à une autre tâche émerge, je la note afin de ne pas l’oublier. Une fois ma tâche en cours terminée, je puis traiter cette information et l’insérer dans la séquence de tâches à effectuer le cas échéant. J’essaie de mettre en application ce que Christian Roy appelle le «mindsweep» :

« 8. L’inventaire des préoccupations (le mindsweep): il s’agit de mettre par écrit, dans un système auquel on a confiance, l’ensemble de nos préoccupations, projets, tâches, idées, etc. Si ce n’est pas fait, chacun de ces items, si petit soit-il, reste une «ficelle pas attachée» qui gruge de l’énergie et de l’attention. En pratique, c’est vrai que cette habitude est une bonne façon d’arriver à se concentrer sur une tâche à la fois… ce qui est assez difficile quand on doit conserver toutes ses préoccupations en «mémoire vive».»

De cette façon, je devrais être plus efficace, mais aussi….plus détendu!

En terminant, certains pourraient alléguer que ma réaction est tout simplement symptomatique de la génération à laquelle j’appartiens. Étant un X je suis peut-être génétiquement incapable de fonctionner en mode multitâche. Il paraît que la génération C, elle, l’est. À ce sujet, je laisserai Bertrand Duperrin répondre à cet argument :

«La nouvelle génération (mais un certain nombre d’anciens également) est capable de faire des aller et retours entre différentes tâches de manière très rapide, ce qu’on traduit à tort comme la capacité à être multitâche. Ces personnes sont capables de transférer attention et énergie d’un sujet à un autre de manière très rapide, sans qu’ils soit pour autant vrai qu’ils les adressent conjointement. Le multitasking est donc plutôt la capacité à switcher rapidement.»

Pour votre part, comment organisez-vous votre travail et la gestion de ces flux multiples?

Êtes-vous multitâches ou monotâche?

 

Source de l'image: DTC Master Crew

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