mardi 29 juillet 2008

La reconnaissance non monétaire

La reconnaissance non monétaire est un sujet de plus en plus à la mode ces temps-ci dans le domaine de la gestion. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, la majorité des organisations sont à la recherche de moyens afin d’attirer et de retenir une main-d’œuvre compétente.

Quiconque travaille sur la rétention de la main-d’œuvre aboutit inévitablement sur le concept de mobilisation des ressources humaines. À cet égard, plusieurs entreprises sondent leurs employés afin d’obtenir une mesure de cette mobilisation. Pour une majorité de ces organisations, un constat émerge plus que les autres soit que les employés ont besoin d’être davantage reconnus. La reconnaissance, sous toute ses formes, devient un enjeu majeur afin de mobiliser et donc, par extension, de retenir au sein de l’organisation une main-d’œuvre qualifiée et compétente. Pas étonnant, dans ce contexte, que le sujet soit si populaire et que nombre de consultants proposent une panoplie de solutions en lien avec la reconnaissance.

Le premier niveau de reconnaissance est bien sûr l’aspect monétaire des choses. Il existe plusieurs façons de reconnaître monétairement (salaires, gratifications, primes de rendement, cadeaux, etc.) Par contre, la reconnaissance monétaire a ses limites. La majorité des recherches le démontrent clairement. Il ne s’agit pas de payer un énorme salaire à un employé afin que celui-ci soit fortement mobilisé. Croire cela, relève de la pensée magique. Pour s’en convaincre simplement à penser au cas récent de Manny Ramirez des Red Sox de Boston. Ce joueur reçoit un salaire faramineux. Pourtant il n’est pas heureux au sein de son équipe et demande présentement à être échangé. Le salaire, à lui seul, n’est donc pas garant d’une loyauté à l’organisation…..même pour 20M$ par année.

De façon à compléter l’aspect monétaire il est donc important d’intégrer à nos pratiques de gestion des méthodes de reconnaissance dites non monétaires. Il en existe une multitude, de la bonne vieille mais toujours efficace tape dans le dos, en passant par des notes de félicitations écrites ou encore un simple bonjour en entrant au bureau le matin.

L’idée sous-jacente est tout simplement l’application de la bonne vieille méthode du renforcement positif. En valorisant les comportements souhaités nous favorisons leurs répétitions.

Par contre, l’être humain est complexe et a besoin d’être reconnu, certes, mais pas n’importe comment. La beauté de la chose c’est que chaque humain étant différent, on ne peut appliquer une méthode de reconnaissance universelle. C’est d’ailleurs une des règles de base en gestion des ressources humaines soit la règle de la contingence ou plus simplement le fameux «ça dépend!».

Certaines personnes aiment être reconnues en public, d’autres sont morts de peur juste d’y penser. Certains employés aiment que leur patron s’intéresse à eux personnellement, d’autres aiment mieux faire une séparation entre vie personnelle et travail. Toutes ces différences sont légitimes et importantes.

Afin d’être efficace, la reconnaissance non monétaire doit être adaptée aux préférences des individus. Ainsi, avant de reconnaître un employé pour l’atteinte d’un objectif par exemple, le gestionnaire doit se questionner sur la meilleure façon de le faire en fonction de la situation et de sa connaissance de cet employé en particulier. En ce sens, la connaissance, par le gestionnaire, des préférences et de la personnalité de chacun des membres de son équipe est un pré-requis incontournable. Plusieurs méthodes existent mais soyez créatifs! Il y en a autant que votre imagination pourra en générer, mais surtout veillez à varier les méthodes afin de demeurer naturel, sinon vos employés vous verrons venir de loin….avec les conséquences que cela suppose.

Féliciter en public un employé timide qui déteste être sous les feux de la rampe aura l’effet contraire à celui recherché et fera plutôt office de renforcement négatif.

Finalement, une règle de communication importante à se rappeler est à l’effet qu’un élément de reconnaissance noyé dans un message plus vaste perd de son effet et peut même passer complètement inaperçu.

Si vous désirez un effet maximum, livrez votre message de reconnaissance, ne dites plus rien et partez……effet de classe mondiale assuré!

Selon votre style de personnalité il peut vous être plus ou moins naturel de reconnaître la contribution, le travail, l’effort ou la loyauté des membres de votre équipe d’où l’importance de respecter votre style de gestion et de trouver des méthodes de reconnaissance avec lesquelles vous êtes confortables. Soyez naturel, ça c’est la partie négociable du contrat, la partie non négociable c’est la nécessité de reconnaître la contribution des membres de votre équipe, sinon, bye bye mobilisation et éventuellement…….bye bye boss!

samedi 26 juillet 2008

La Baie n’est pas intéressé à me vendre des meubles de jardins.

On discutait récemment du service à la clientèle et du fait que dans le domaine des services, la qualité du service pouvait constituer un avantage concurrentiel important. Force est de constater, à la lumière de ma récente expérience, que la non qualité risque, a contrario, de constituer un «désavantage concurrentiel».

Avouons dès le départ que je ne suis pas un grand fan de La Baie. Honnêtement je ne me souviens pas avoir déjà acheté quelque chose de ce détaillant. Ils avaient donc l’opportunité d’avoir un nouveau client lorsque….

….Je me suis mis à la recherche de meubles de jardins. Je désir quelque chose de particulier : des causeuses, des fauteuils, une table à café, pas quelque chose de champêtre…donc pas si évident à trouver.

Après avoir fait le tour des magasins près de chez-moi, sans succès, je me tourne vers la grande toile afin de dénicher ce que je cherche à un prix respectant mon budget. Je finis par trouver un produit fort intéressant. Une petite visite sur le site du fabricant m’apprend que le détaillant exclusif de ce produit est La Baie.

Visite tout de go sur le site du détaillant confirmant le tout. Malheureusement, ce produit est temporairement en rupture de stock. Grrr…Je décide donc de contacter La Baie afin de m’informer des délais auxquels il faut s’attendre avant que le produit redevienne disponible et des possibilités de réserver le tout.

Le magasin La Baie le plus près est à Brossard. Premier appel, on répond:

«Bonjour, est-ce que quelqu’un vous a répondu?» Je réponds que non. «Un instant» fut les deux mots prononcés par l’employée. Drôle d’accueil mais bon….c’est déjà mieux que pas de réponse du tout.

……après six minutes d’attente je raccroche. On m’a soit carrément oublié ou pire, volontairement laissé sur la ligne.

Bon, je me dis que le Mail Champlain est en déclin, que nous sommes en juillet, donc en période de vacances. J’ai dû mal tomber.

J’opte donc pour La Baie à St-Bruno. Plus gros, les promenades St-Bruno sont dans le vent, gros achalandage. J’ai toutes les chances de croire que ça se passera mieux. Coup de fil:

Dring…Dring…Dring….aucune réponse??!!! Quand même bizarre, je ne contacte pas le gouvernement que diable!

Bon, ça ne va pas bien. Dernier essai, visons le GROS magasin, le vaisseau amiral de la compagnie……La Baie Centre-ville de MTL. THE place! Là je vais avoir mes réponses.

Coup de fil….Dring…Dring….Dring….et Re Dring….pas de réponse??!!!!!!

Croyez-vous ça!

On va donc laisser faire pour ces causeuses……et pour La Baie pour le restant de mes jours….s’ils me survivent. Car avouons-le, comment une organisation peut-elle survivre en 2008 avec un tel manque de service? Comment une entreprise peut-elle avoir autant perdue le contrôle sur ses processus? C’est pratiquement inexplicable et ce, dans trois magasins différents!

Par contre, ce que cette expérience démontre, c’est que les détails dans l’exécution de la stratégie importent.

Même une organisation de cette envergure, l’une des plus anciennes au Canada ne semble pas encore l’avoir compris……c’est bien dommage, particulièrement pour mon jardin.

mercredi 23 juillet 2008

La qualité de service : Variable hautement volatile…

Qui est contre la qualité de service?

Hum….personne? Ha bon!

Pourtant qui a déjà vécu, en tant que consommateur, une mauvaise expérience de service? 95% d’entres-vous….tiens, tiens…

En fait, si je questionne l’ensemble des employés de mon organisation sur l’importance de la qualité de service dans leur prestation de travail j’obtiens des résultats très élevés. Si je questionne des candidats en entrevue sur l’importance qu’ils y accordent…..même résultat.

Tous sont pour la vertue……bien sûr.

Alors, comment dois-je interpréter les résultats à la baisse, faut-il le mentionner, issus du plus récent sondage de prestation de service?

C’est donc une évidence pour quiconque travaille dans le domaine des services que le niveau de qualité offert est extrêmement important. Au surplus, pour une majorité d’entreprises, la qualité du service est un enjeu stratégique permettant de se constituer un avantage concurrentiel.

La question n’est donc pas de savoir si vos employés y croient mais bien de définir la hauteur à laquelle la barre sera placée et si les employés désire sauter si haut…….ce qui nous amène nécessairement sur le terrain des normes de service et des standards de qualité.

Sans norme de service, la qualité est un concept flou et nébuleux.

Prenons un exemple concret, soit le temps de réponse à un courriel expédié par un client désirant une réponse relativement à l’un de vos produits/services. Dans un contexte d’absence de norme de service, administrons un sondage aux employés leur demandant si une réponse rapide est souhaitée et si oui, quel est le délai minimalement acceptable.

Plus de 90% des employés risquent de répondre qu’il est important de répondre rapidement. Mais combien rapidement? 5 minutes? Une heure? Quatre heures? Dans la même journée? La même semaine?

Il y aura probablement autant de réponse que de répondants. Et c’est là que le bât blesse et c’est à ce moment que votre niveau de qualité de service devient variable, irrégulier et donc insatisfaisant.

Il faut donc un consensus d’équipe sur le niveau où placer la barre et l’engagement partagé de tous de livrer une performance de cet ordre à chaque fois que requis.

Le niveau où placer la barre doit trouver sa source dans la vision de l’organisation et permettre l’atteinte des enjeux stratégiques et des objectifs qui en découlent.

Le niveau de qualité visé sera formulé en norme de service ou standard de qualité (objectif SMART), sera mesuré dans le temps et deviendra une façon de faire partagée par tous et intégrée à la culture de l’organisation.

À ce moment, vous serez à même d’utiliser l’expérience-client en tant qu’avantage concurrentiel et ainsi vous démarquer de vos concurrents.

mercredi 16 juillet 2008

L'intangible existence des perceptions

Lors de mon précédent message je bloggais sur l’importance d’amasser des faits, des données, afin de baser nos décisions sur des éléments validés. Les perceptions, données non validées par excellence, représentent un risque certain de nous induire en erreur.

Par contre, il ne faut surtout pas conclure qu’il faille balayer du revers de la main toutes ces perceptions, car, imaginez-vous qu’elles renferment quantité d’informations, particulièrement lorsque l’on fait référence aux perceptions des employés et des clients.

Chacun perçois son environnement de façons différentes, ces perceptions sont le fruit de nos expériences passées, notre personnalité, notre humeur, etc.

Perceptions des employés.

Ainsi, bien souvent, et particulièrement lorsque les perceptions ne sont pas fondées, celles-ci nous en apprennent énormément sur son auteur. Quel est le processus cognitif qui a donné naissance à cette façon de voir la situation? Si, comme gestionnaire, vous êtes en mesure de répondre à cette question ,vous venez de faire un pas de géant car vous serez dorénavant en mesure d’ajuster vos interventions en fonction de cet apprentissage. Vous serez plus efficace et serez en mesure de personnaliser votre coaching et d’ajuster les plans de développement des membres de votre équipe de façon plus optimale.

Quand ces perceptions sont partagées par plusieurs employés, fondées ou non, il faut se questionner sur la façon dont nous communiquons avec les membres de notre équipe et ajuster le tir en conséquence. Repositionner le débat sur les faits réels mais aussi diagnostiquer ce qui a engendré ce biais perceptuel et modifier la communication en conséquence.

Il importe de ne pas trop perdre d’énergie à tenter d’éliminer les perceptions. Elles sont inhérentes à la nature humaine. La valeur ajoutée réside dans notre capacité à en analyser les origines afin de pouvoir mieux comprendre les motivations des individus.

Les perceptions des clients.

Le même raisonnement s’applique lorsque l’on pense à nos clients. Les perceptions de ceux-ci par rapport à notre organisation ou nos produits sont extrêmement importantes. Que ces perceptions soient véridiques ou erronées est sans réel intérêt, le seul fait de leur existence importe.

Un haut gestionnaire d’une organisation me disait dernièrement, au sujet des résultats d’un sondage de satisfaction de la clientèle, que ceux-ci étaient peu intéressants car ce n’était que des perceptions! Oui, c’est vrai, mais elles existent, même par-delà leur véracité, il est donc primordial d’en tenir compte et de gérer l’organisation en conséquence.

À titre d’exemple pensons à un sondage ou l’on demande, entres autres, aux clients d’évaluer leur niveau de satisfaction face au site internet de la compagnie. Chacune des usines procède à ce sondage de satisfaction et obtient ses propres résultats. Les résultats obtenus par l’usine de l’Est de la ville relativement à cette question précise sont statistiquement inférieurs à ceux des autres usines comparables.

Les gestionnaires ne s’expliquent pas ce résultat, nous avons le même site internet que les autres usines s’exclament-ils! Rien ne sert de travailler sur cet éléments pensent-ils, il ne s’agit que de perceptions.

Selon moi, bien au contraire, il faut s’y attarder et se demander pourquoi nos clients évaluent différemment le site. Que faisons nous ou ne faisons pas qui puissent influencer de cette façon la perception de nos clients? Est-ce que nous faisons la promotion du site Internet auprès de nos clients. Est-ce que nous faisons de l’accompagnement à la navigation? Est-ce que nos clients sont informés des nouveautés du site? De ses fonctionnalités? Autant d’actions qui pourraient influencer positivement la perception des clients et donc expliquer ces écarts dans les résultats.

Justes ou erronées les perceptions existent, utilisez-les à votre avantage!

mercredi 9 juillet 2008

Subjectivité, mythes, folklore et légendes urbaines.

Une des grandes vérités dans le monde de la gestion est à l’effet que ce que l’on ne peut mesurer, ne peut être amélioré. Sujet très à la mode, entendu encore une fois pas plus tard que la semaine dernière de la bouche même de notre nouveau ministre de la santé M. Yves Bolduc.

Par contre, combien de fois avez-vous pris des décisions basées sur des éléments subjectifs, voire même carrément des mythes?

Dans le cadre de ma pratique, il m’arrive fréquemment de devoir faire plusieurs pas en arrière avant d’adresser une problématique simplement afin d’opérationnaliser le débat, d’établir les FAITS et replacer le tout dans un cadre….disons…«plus scientifique».

Par exemple, ce matin même je discutais avec un membre de mon équipe au sujet du refus d’un client à recevoir une offre de service de notre part. Mon collègue me dit :

«Il refuse que je lui fasse une offre car il affirme avoir de bons rendements avec son institution financière actuelle». Et moi d’enchaîner : «Et que lui as-tu répondu?». «Ben rien, que veux-tu que je fasse? Il fait déjà de bons rendement» fut la réponse de mon collègue.

Le mot était donc lâché…..de bons rendements! Mais qu’est-ce qu’un bon rendement au fait? 6%? 60%? Mieux que le TSX? Mieux que l’indice de référence? Mieux que ce que le client s’attendait à faire comme rendement? En fait, un bon rendement ne veut rien dire en soi. Il faut questionner d’avantage le client afin de bien saisir le sens que LUI donne à l’expression «bons rendements». Sans cette information, nous ne pouvions être efficace dans notre offre de service. Pas plus que nous ne pouvions déterminer la bonne stratégie à adopter.

Les mythes, préjugés, lieux communs, nous induisent en erreur et bien souvent nous prenons des décisions basées sur ces éléments sans trop nous en rendre compte. D’où l’importance de prendre un temps d’arrêt afin de nous questionner.

Voici un autre exemple, un gestionnaire mentionne en réunion que nous avons beaucoup de plaintes concernant un type précis de transactions et qu’il est important d’apporter rapidement un correctif. Encore une fois, le terme utilisé est: «beaucoup de plaintes». Que veut dire «beaucoup de plaintes?» La question pertinente à se poser est d’être en mesure de savoir le nombre exact de plaintes enregistrées me direz-vous. C’est mieux, mais c’est insuffisant. Il est crucial de connaitre le nombre de plaintes et l’intervalle de temps étudiée mais il est critique de replacer ce nombre dans son contexte.

Par exemple je puis vous répondre que nous avons reçu 1000 plaintes cette année!!!!!!!! ………….sur un million de transactions soit près de 0,1% des transactions, ce qui est, en fait, un taux probablement acceptable pour plusieurs types de transactions financières.

Par contre, dans d’autres domaines, ce taux pourrait être très élevé. Pour illustrer ce fait, prenons l’exemple du taux de mortalité suite à une intervention chirurgicale. Tout est donc fort relatif et doit être mesuré, certes, mais aussi replacé dans son contexte.

Un autre exemple quelque peu différent, plutôt basé, cette fois-ci, sur des croyances. Cette semaine, un autre membre de mon équipe me fait remarquer qu’il est difficile d’atteindre nos objectifs d’affaires puisque nos parts de marché sont déjà très élevées et que donc, cela limite notre potentiel de croissance. Il me mentionne qu’il y pense depuis plusieurs semaines et qu’en conséquence, il doute de plus en plus de sa capacité à atteindre les cibles fixées. Je lui mentionne qu’effectivement, dans un tel contexte, cela pose un défi supplémentaire. Par contre, avant d’aller plus avant dans la discussion je lui demande de me présenter les chiffres relativement à nos parts de marché afin que nous puissions analyser d’avantage la situation.

- Je ne connais pas exactement les données par rapport à ce produit.

- As-tu tout de même un ordre de grandeur?

- Mmmm…aucun idée…..

?? !!!!

En fait, nous ne détenons que 15% du marché en ce qui a trait au produit auquel il faisait référence. Mon collègue n’avait jamais vérifié l’information. Celle-ci circulait parmi un nombre restreint d’employés et mon collègue voyant là probablement une explication séduisante pour expliquer ses difficultés a rapidement adhéré à cette idée. Rien de plus qu’une réaction tout à fait humaine, comme j’en ai moi-même très souvent mais aussi un bel exemple permettant d’illustrer le danger de baser notre analyse sur de l’information non validée ou pire, sur aucune information du tout.

Quand vous avez des décisions stratégiques importantes à prendre, assurez-vous de les baser sur une information validée et de qualité. Si celle-ci n’existe pas, trouvez un moyen de vous la procurer. Soyez critique face à ce que vous entendez et lisez. Ainsi vous mettrez toute les chances de votre coté de prendre des décisions de qualité, alignées sur vos objectifs d’affaires, vos enjeux stratégiques, votre mission et votre vision.

samedi 5 juillet 2008

La fameuse génération Y

C’est vendredi soir. Vous êtes tranquillement assis en compagnie de collègues cadres et vous relaxez car la semaine qui vient de se terminer, à été, somme toute, assez éprouvante. Subitement, un de vos collègues à le malheur d’insérer «génération Y» et «marché du travail» dans la même phrase! Débat enflammé assuré!

Je vous avise à l’avance, on risque d’aborder régulièrement ce thème dans ce blog car je vis des événements à ce sujet quotidiennement. Je ne suis pas le seul d’ailleurs. Simplement à consulter le nombre effarant de conférences, de formations, d’articles et de consultants qui traitent de la gestion des générations pour s’en convaincre.

Dans mon cas, j’ai beau suivre le «livre du parfait petit gestionnaire moderne», j’ai encore et toujours des problèmes à maintenir ces employés au sein de mon organisation. Au mieux, je vis sur du temps emprunté mais l’inéluctable fini invariablement par arriver, la majorité quitte, et ce, pour différentes raisons.

Mais est-ce que cette génération Y est si différente des autres? Plusieurs auteurs semblent le croire. On nous parle de valeurs différentes et donc qu’il est important d’adapter notre style de gestion à ces employés, à ces nouvelles valeurs. Ils désirent comprendre ce qu’ils font, veulent contribuer d’avantage, être impliqués, grandir avec l’organisation, etc. Je n’ai rien contre ça en fait, bien au contraire! Nous faisons une foule de chose dans ce sens. Mobilisation, plan de développement personnalisé, coaching individuel, implication dans des comités, mandats spéciaux et j’en passe,

Je ne suis pas totalement en désaccord avec l’idée que cette génération soit si différente mais je crois que l’on pousse la note un peu fort. Le facteur prépondérant selon moi provient plutôt du fait que cette génération, les enfants des baby-boomers, arrive sur le marché du travail dans un contexte fort particulier. Il s’agit d’un marché totalement déséquilibré. La pénurie de main-d’œuvre place le rapport de force largement du coté des chercheurs d’emploi.

Des opportunités il y en a! Donc, lorsque l’on a pas une promotion assez rapidement, lorsque l’on vit certaines difficultés, lorsque la performance souhaitée n’est pas au rendez-vous et bien…….BOUM! On est parti. On retourne sur Jobboom et on va voir chez un autre employeur qui s’empressera de faire une offre tellement il est lui-même en recherche intensive de candidat. Fort à parier que ce nouvel employeur ne se donnera même pas la peine de vérifier les références. Bien trop risqué que l’employeur actuel fasse une contre-offre! La société de l’instantané et du jetable ça se passe aussi sur le marché du travail.

Donc, valeurs nouvelles des Y ou contexte de marché?

Pour ma part je suis un X. Si à 22 ans le marché du travail m’avait été aussi favorable aurais-je réagis différemment? Honnêtement je ne sais pas.

Ce que je dois avouer par contre, ce que lorsque j’ai pour la première fois posé ma candidature afin d’obtenir une promotion, nous étions dix personnes à vouloir ce poste, ce qui est fort différent aujourd’hui. J’ai donc dû travailler très fort pour être remarqué et me démarquer.

En fait, que se soit en économie ou en ressources humaines, un marché en déséquilibre ce n’est pas sain. Autant d’un coté comme de l’autre.

Ça prend énormément de maturité professionnelle pour demeurer fidèle à une organisation qui a investi en nous lorsque l’on se fait régulièrement contacter par des chasseurs de tête; que l’on est en retard sur nos objectifs et que l’on reçoit vingt offres d’emplois par courriel en une semaine et qu’une promotion nous est refusée car supposément nous n’y sommes pas prêt.

Donc, génération Y : Contexte de marché et jeune âge ou bien valeurs différentes? La question demeure entière.

mercredi 2 juillet 2008

Des trucs pour gérer ses courriels.

Je vous présente trois trucs afin de mieux gérer vos courriels.


Fixez-vous des plages horaires de lecture et respectez-les

Je ne vous apprend rien sur celle-là mais avouez que c’est difficile à faire. Particulièrement lorsque l’on est en train d’effectuer une tâche plus ou moins intéressante. Le courriel entrant semble nous interpeler de façon tellement insistante que nous laissons tout tomber afin d’en prendre connaissance et d’y répondre. Vous vous reconnaissez? Si tel est le cas, la prochaine fois résistez!

Blague à part, avez-vous déjà évalué la perte de productivité occasionnée par ces nombreuses distractions? Vous êtes penché sur un dossier et vous quittez cette tâche afin de prendre connaissance d’un courriel entrant, non seulement votre tâche actuelle est laissée en plan mais en plus combien de temps prenez-vous pour reprendre le fil de votre travail? Multipliez ce temps par le nombre de courriels reçus et vous aurez une bonne idée du temps perdus.

En plus, si vous effectuez la tâche A c’est que cette tâche est votre priorité du moment. Quel est la probabilité que le courriel entrant soit d’un niveau de priorité supérieur? Pour remédier à la tentation de répondre immédiatement aux courriels plusieurs spécialistes suggèrent de désactiver l’avis de réception de courriels, une façon comme une autre de ne pas succomber à la tentation.

Gérez judicieusement vos abonnements.

Nous avons de très nombreuses possibilités quand vient le temps de s’abonner à toutes sortes d’alertes, messages, «newsletters», forums, etc. Au début, tout semble intéressant et gérable mais au fur et à mesure des abonnements nous sommes carrément inondés d’informations de toutes sortes en plus d’une multiplication incroyable des courriels reçus sans compter les codes d'utilisateurs et les mots de passe.

Afin de faire le ménage questionnez-vous sur la pertinence de votre liste d’abonnement. Identifiez des critères tels que : valeur ajoutée, pertinence, utilité, fréquence, crédibilité, etc. Fixez-vous un maximum d’abonnements souhaités et priorisez votre liste en fonction des critères identifiés et ce, toujours en lien avec vos différents objectifs eux-mêmes alignés sur votre rôle et vos responsabilités. Cet exercice diminuera sensiblement votre liste d’abonnement.

Avant d’adhérer à une nouvelle liste de diffusion, questionnez-vous sur sa pertinence en fonction des critères précédents, réévaluez la situation afin de déterminer si vous pouvez vous permettre des courriels supplémentaires et si ce n’est pas le cas n’hésitez pas à reprioriser vos abonnements et éliminez l’abonnement le moins pertinent afin de ne pas augmenter le nombre que vous vous êtes fixé.

N’oubliez pas que ce n’est pas la quantité qui compte mais la qualité et surtout la pertinence en fonction de votre contexte.

Soyez critique face aux courriels reçus et n’hésitez pas à gérer ces situations.

L’un de vos employés met votre adresse courriel en CC lorsqu’il change ses habitudes alimentaires à chaque fois qu’il demande quelque chose à son adjoint(e)?

Votre organisation a crée plusieurs groupes de diffusion et vous avez demandé de faire partie de chacun d’eux?

Un collègue vous fait parvenir mensuellement un rapport que vous n’utilisez pas?

Vous êtes avisé de certaines transactions qui dépassent un montant à risque mais vous n’êtes pas responsable de contrôler ces transactions?

Lorsque Madeleine remplace Jean sur le poste d’agent service à la clientèle elle vous fait parvenir un rapport d’événement lors d’une plainte mais vous avez demandé à Jean de ne pas le faire?

Si vous vivez ce genre de situation que faites-vous? Vous prenez connaissance du courriel et le détruisez? Si tel est le cas, ces situations diminuent votre productivité de combien de minutes, d’heures par année?

En fait, soyez critiques face aux courriels reçus pas rapport à leur pertinence selon le mêmes critères que ceux utilisés pour les abonnements et n’hésitez pas à communiquer avec l’expéditeur afin de lui mentionner qu’il n’est pas nécessaire de vous faire parvenir cette information. Si cela est fait de la bonne façon, personne ne devrait s’en offusquer. Même que probablement vous rendrez l’expéditeur plus productif car lui aussi doit prendre du temps afin de vous faire parvenir ledit courriel.

Le temps que vous prendrez pour adresser la situation sera bien sûr plus important que la lecture et la suppression du courriel mais vous gagnerez du temps à long terme.

Bah me direz-vous, ce n’est pas si long de supprimer le courriel tout de même! C’est vrai, mais dites-moi sans rire que vous ne l’aviez pas lu. Si c’est le cas, vos gains de productivité se mesurerons non pas en minutes mais plutôt en heures à la fin de l’année.