Votre système de ressources humaines est-il....cohérent?

La cohérence du système.....sujet passionnant pour certains, théorique, voire philosophique pour d'autres. Et pourtant.....

À mon avis, mieux vaut utiliser des pratiques de gestion moyennes mais cohérentes entres elle, qu'un «patchwork» des meilleures pratiques mondiales sans cohérence et non alignées stratégiquement.

Je m'explique.

Prenons, pour fin d'illustration le système de ressources humaines d'une organisation. Le système comprend les sous systèmes suivants:

• Planification;
• Recrutement;
• Sélection;
• Accueil;
• Formation et développement;
• Gestion de la rémunération;
  
• Gestion du rendement;

Afin que le système soit aligné sur la stratégie, le gestionnaire doit tout d'abord prendre connaissance de plusieurs documents soit: la mission, la vision, le plan stratégique, les enjeux stratégiques et le plan d'affaires.

Ainsi, le cadre est en mesure d'obtenir une vue d'ensemble de l'organisation et de ses enjeux afin de bâtir son plan d'action. Poursuivons notre exemple et posons l'hypothèse qu'afin de réaliser ses ambitions d'affaires, le gestionnaire décide qu'il est primordial que les conseillers financiers sous sa responsabilités réalisent 11 entrevues-clients par semaine.

Comment s'assurer d'implanter efficacement et rigoureusement ce nouveau standard? En communiquant la décision et l'objectif à la prochaine réunion et voir comment les choses se présenteront? Bien sûr que non me direz-vous, personne ne fait ça ainsi.......;)

Vous est-il déjà arrivé que votre patron vous donne un mandat très important, selon ses dires, mais que jamais vous n'ayez été évalué et/ou rémunéré sur ces tâches? Ou encore que l'on ne vous ait pas donné les moyens/outils/ressources afin d'y arriver? Si vous répondez «oui» vous savez ce qu'est l'incohérence organisationnelle.

Mais revenons à nos moutons...

Donc, comment la cohésion de notre système de ressources humaine peut-elle être un puissant levier afin d'implanter le standard de 11 rencontres-client / semaine?

Déterminons tout d'abord les compétences requises afin d'être en mesure de réussir ce standard. Pour fin d'illustration, identifions-en deux:

1. La capacité de gérer son temps et les priorités;
   
2. Avoir le sens de l'initiative;

Maintenons, reprenons chacun des sous-systèmes individuellement:

Planification de la main-d'oeuvre: Afin de s'assurer que les conseillers financiers soient en mesure de rencontrer le standard, il est nécessaire de planifier adéquatement la main-d'oeuvre par un plan de relève interne permettant de remplacer les départs/maladie.

Il faut de plus, identifier les compétences clés en lien avec le poste (voir ci-haut) et réévaluer les exigences du poste afin de s'assurer que celles-ci permettent de recruter des gens possédant les compétences recherchées.

Recrutement: Le recrutement doit permettre d'attirer les bons candidats en lien avec les compétences recherchées. Il est donc important de fouiller les banques de candidats en croisant les CV avec les compétences recherchées. Il est aussi possible d'offir des stages aux étudiants et identifier ceux maîtrisant d'avantage les compétences recherchées afin de créer des banques de candidats.

Sélection: Les outils utilisés en sélection doivent permettrent d'évaluer les deux compétences recherchées, idéalement au moyen de deux outils de mesure pour chacune des compétences. (ex: entrevue, tests, simulation). Les candidats sélectionnés doivent avoir obtenus des cotes supérieures spécifiquement sur ces compétences.

Accueil: La phase d'accueil doit favoriser la transmission des valeurs de l'organisation. Il est donc important d'inclure des activités permettant au nouvel employé de bien saisir les enjeux d'affaires et d'être sensibilisé au fait que le nombre de rencontres-clients est un élément-clé de la stratégie de développement des affaires de l'entreprise. On pourrait penser à un dîner avec le président qui transmettrait cette vision par exemple.

Formation et développement: La phase de formation doit nécessairement inclure la transmission des processus d'affaires et des méthodes de travail à utiliser afin de maximiser son temps et ainsi, être en mesure d'effectuer les 11 rencontres-clients demandées. De plus, on pourrait offrir une formation sur la gestion du temps et des priorités.

Gestion du rendement: L'objectif de 11 rencontres-client doit être formalisé à l'intérieur de la gestion du rendement sous forme d'objectif à atteindre avec une cible et un dépassement.

Gestion de la rémunération: Enfin, l'atteinte et/ou le dépassement de l'objectif doit se traduire par un bénéfice monétaire et/ou non monétaire à titre de renforcement.

Donc, vous voyez qu'afin de réaliser l'objectif, l'ensemble des sous-systèmes sont alignés afin d'en favoriser l'atteinte et que cet objectif est lui-même aligné sur la macro-stratégie.

C'est ainsi que l'on intègre de la cohérence dans l'organisation, que l'on se donne toute les chances d'atteindre nos cibles et que surtout..on élimine le cynisme dans nos entreprises.